RICHFUL international GmbH

Policy för företagens samhällsansvar (CSR), hållbarhet och ansvarsfulla inköp

1. Syfte och företagsåtagande

RICHFUL International GmbH arbetar för ansvarsfullt företagande, hållbar utveckling, etiska inköp och långsiktigt värdeskapande.

Vi är verksamma inom den internationella leverantörsmarknaden för hotell- och besöksnäringen. Vår verksamhet omfattar möbler och fast inredning (FF&E), driftsutrustning (OS&E), internationella inköp, kvalitetssamordning, logistik samt stöd vid hotellprojekt.

Vi är medvetna om att ansvarsfulla inköp omfattar mer än bara produktkvalitet och kommersiell effektivitet. Det kräver även hänsyn till miljöpåverkan, mänskliga rättigheter, arbetsvillkor, resurseffektivitet, affärsetik och transparens i leveranskedjan.

Denna policy fastställer de principer som vägleder våra affärsbeslut, leverantörsrelationer och operativa rutiner.

Vårt mål är att leverera tillförlitliga lösningar för hotell- och besöksnäringen, samtidigt som vi kontinuerligt förbättrar den miljömässiga och sociala prestandan i vår verksamhet och leveranskedja.

2. Omfattning och tillämpbarhet

Denna policy gäller för ledningen, de anställda och affärsverksamheten inom RICHFUL international GmbH.

Relevanta krav kommuniceras även till tillverkningspartners, leverantörer, logistikaktörer, installationsentreprenörer och andra affärspartners som är involverade i vår verksamhet.

Vi förväntar oss att våra affärspartners följer tillämplig lagstiftning och respekterar internationellt erkända principer för ansvarsfullt företagande.

3. Hållbarhet och miljöledning

Miljöansvar är en integrerad del av vårt arbetssätt vid upphandling, produktval och genomförande av projekt.

RICHFUL arbetar aktivt för att identifiera möjligheter att minska miljöpåverkan genom hela produkt- och leveranskedjans livscykel.

Våra miljöprioriteringar innefattar:

Ansvarsfull användning av naturresurser och råmaterial.
Förbättrad energi- och vatteneffektivitet.
Förebyggande och minskning av avfall samt ansvarsfull avfallshantering.
Minskad användning av onödiga förpackningar och transporter.
Prioritering av hållbara, reparerbara och återvinningsbara produkter där så är möjligt.
Ansvarsfull anskaffning av trä, textilier, metaller, glas och andra material.
Hänsyn till miljöpåverkan vid produktval, samordning av tillverkning och leverans.

Vi strävar efter ständiga förbättringar genom praktiska operativa åtgärder, leverantörsengagemang och periodiska granskningar.

4. Hållbara material och produktlivscykel

RICHFUL är medvetet om att materialval, produkthållbarhet och prestanda över livscykeln är viktiga aspekter vid hållbara inköp inom hotell- och besöksnäringen.

Vårt arbetssätt innefattar:

Ansvarsfullt materialval

Där det är tillämpligt och kommersiellt genomförbart uppmuntrar vi valet av material med ansvarsfulla källor, inklusive träbaserade produkter, metaller, glas, textilier och andra material som används i hotellinredning och driftutrustning.

Hållbarhet och livslängd

Vi främjar produkter som är utformade för tillförlitlig kommersiell användning, lämpligt underhåll och en förlängd livslängd.

Reparerbarhet och utbyte

Där det är tekniskt och kommersiellt genomförbart uppmuntrar vi lösningar som tillåter att enskilda komponenter, kopplingar eller reservdelar byts ut utan att det krävs att kompletta produkter kasseras.

Återvinningsbarhet

Vi väger in möjligheterna till materialseparering, återvinning och ansvarsfull hantering vid produktens livscykels slut när vi utvärderar produkter och förpackningar.

Produktöverensstämmelse

Miljöpåståenden och produktcertifieringar måste styrkas med relevant dokumentation. Vi påstår inte att material eller produkter är certifierade såvida det inte finns lämpliga bevis för detta.

5. Klimatansvar och transporter

Internationella inköp och logistik är viktiga delar av vår verksamhet, och vi är medvetna om att de kan bidra till utsläpp av växthusgaser.

RICHFUL strävar efter att förbättra transporteffektiviteten och minska undvikbar miljöpåverkan genom att:

Samordning av leveranser där så är praktiskt möjligt.
Samordnad planering av produktion och leverans.
Effektivt utnyttjande av container- och transportkapacitet.
Minskning av onödiga transporter och upprepad hantering.
Val av lämpliga transportmetoder utifrån projektets krav.
Förbättrad samordning av lagerhållning och leveranser i det sista ledet (last-mile).
Samarbete med logistikpartners kring miljömässigt ansvarsfulla metoder.

Vi strävar efter att successivt förbättra tillgången till relevant transport- och utsläppsinformation för att stödja framtida miljöprestandabedömningar.

6. Förpackningar och avfallshantering

RICHFUL förespråkar ansvarsfulla förpackningsrutiner och minskning av avfall genom hela processen – från inköp och transport till projektleverans.

Våra prioriteringar innefattar:

Reducering av onödigt förpackningsmaterial.
Att uppmuntra användningen av återanvändbara eller återvinningsbara förpackningar där så är lämpligt.
Val av skyddsemballage anpassat efter produktsäkerhet och transportkrav.
Effektivare utnyttjande av pallar och kartonger.
Stöd för ansvarsfull avfallssortering och återvinning.
Samordning av korrekt avfallshantering för förpackningar och projektrelaterat avfall.

Vid renoveringsprojekt på hotell strävar vi efter att stödja praktiska lösningar för avfallshantering som tar hänsyn till driftseffektivitet, materialåtervinning och gällande lokala föreskrifter.

7. Hantering av energi- och vattenresurser

Vi inser vikten av effektiv energi- och vattenanvändning inom vår verksamhet och leveranskedja.

RICHFUL främjar:

Ansvarsfull el- och energiförbrukning på kontor och i verksamhetslokaler.
Effektiv användning av vatten och andra resurser.
Samarbete med tillverkningspartners kring resurseffektiva produktionsmetoder.
Identifiering av material- och resursförluster som kan undvikas.
Ständiga förbättringar där det är operativt och ekonomiskt genomförbart.

Vi uppmuntrar leverantörer att följa tillämplig miljölagstiftning och att undersöka möjligheter att minska resursförbrukningen.

8. Mänskliga rättigheter och arbetsvillkor

RICHFUL respekterar internationellt erkända mänskliga rättigheter och grundläggande arbetsrättsliga principer.

Vi förbinder oss att:

Förbud mot barnarbete, tvångsarbete, skuldslaveri och människohandel.
Respekt för tillämplig lagstiftning gällande löner, arbetstider och anställningsförhållanden.
Främja rättvis behandling och lika möjligheter.
Förebyggande av diskriminering, trakasserier och kränkande arbetsförhållanden.
Främjande av arbetsmiljö, hälsa och säkerhet.
Respekt för arbetstagares rättigheter enligt gällande lagstiftning.
Att verka för motsvarande standarder hos leverantörer och underleverantörer.

När betydande problem identifieras söker vi lämpliga utredningar och korrigerande åtgärder.

Allvarliga eller olösta överträdelser kan leda till omprövning eller avslutande av den aktuella affärsrelationen.

9. Ansvarsfullt inköp och leverantörshantering

RICHFUL erkänner vikten av ansvarsfulla inköp genom hela de internationella tillverknings- och leveranskedjorna.

Våra principer för leverantörshantering innefattar:

Val och utvärdering av leverantörer

Vi strävar efter att bedöma relevanta leverantörer utifrån produktkvalitet, tillverkningskapacitet, leveranssäkerhet, efterlevnad av lagar och ansvarsfulla affärsmetoder.

Miljömässiga och sociala förväntningar

Leverantörer förväntas följa gällande lagstiftning avseende miljö, arbetsvillkor, hälsa och säkerhet samt motverkande av korruption.

Transparens i leveranskedjan

Vi strävar efter att upprätthålla relevant leverantörsinformation, produktspecifikationer, tillverkningsdokumentation och partiidentifiering där så är lämpligt.

Riskbaserad leverantörsgranskning

Vid utvärdering av leverantörer kan faktorer som produktkategorier, inköpsregioner, tillverkningsprocesser och identifierade risker gällande efterlevnad vägas in.

Korrigerande åtgärder

När väsentliga brister eller problem med överensstämmelse identifieras, söker vi förtydliganden och lämpliga korrigerande åtgärder.

Vi förbehåller oss rätten att omvärdera leverantörsförhållanden där allvarliga överträdelser förblir olösta.

10. Produktkvalitet, säkerhet och efterlevnad

RICHFUL förbinder sig att leverera produkter som uppfyller tillämpliga lagkrav, överenskomna specifikationer och relevanta kundstandarder.

Beroende på produktkategori och avtalskrav kan kvalitetsstyrningsåtgärder innefatta:

Granskning av tekniska specifikationer.
Verifiering av material och komponenter.
Samordning av produktkontroller.
Kvalitetsdokumentation och granskning av testrapporter.
Kontroll av förpackning och kvantitet.
Partinummeridentifiering och spårbarhet.
Rapportering av avvikelser och korrigerande åtgärder.
Hantering av kundreklamationer och samordning av eftermarknadstjänster.

Produktspecifika juridiska och tekniska krav utvärderas utifrån avsedd användning och gällande regelverk.

11. Ansvarsfull hotellrenovering och projektgenomförande

Projekt för utveckling och renovering av hotell kräver samordning mellan inköp, logistik, installation och den löpande hotellverksamheten.

RICHFUL strävar efter att stödja ansvarsfullt genomförande av projekt genom att:

Strukturerad planeringsprocess för upphandling.
Utrustningsplanering rum för rum.
Planering av leveranser i etapper.
Effektiv lagerhållning och logistik för den sista sträckan (last-mile).
Samordning med kvalificerade installationspartners.
Minskning av onödiga transporter och emballage.
Ansvarsfull hantering av projektrelaterat avfall.
Dokumentation av relevanta kvalitets- och leveransaktiviteter.

Vi strävar efter att minimera undvikbara störningar i hotellverksamheten, samtidigt som vi stödjer ett effektivt och tillförlitligt genomförande av projekt.

12. Affärsetik och anti-korruption

RICHFUL förbinder sig till lagliga, transparenta och etiska affärsmetoder.

Vi förbjuder mutor, korruption, bedrägerier och otillbörliga affärsfördelar.

Våra affärsprinciper innefattar:

Efterlevnad av tillämplig lagstiftning mot korruption.
Sund konkurrens och transparenta affärsrelationer.
Undvikande och korrekt redovisning av intressekonflikter.
Korrekta affärs- och finansiella underlag.
Ansvarsfull hantering av gåvor och representation.
Efterlevnad av tillämpliga internationella handels- och sanktionsregler.
Respekt för immateriella rättigheter och avtalsenlig konfidentialitet.

Medarbetare och affärsföreträdare förväntas agera med integritet i alla affärsrelationer.

13. Dataskydd och informationssäkerhet

RICHFUL förbinder sig att skydda personuppgifter och konfidentiell affärsinformation.

Vi strävar efter att följa tillämplig dataskyddslagstiftning, inklusive EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR), där så är relevant.

Tillgång till känslig information bör begränsas till behöriga personer med ett legitimt affärsmässigt syfte.

Medarbetare och affärspartner förväntas skydda konfidentiell information som rör kunder, leverantörer, affärsverksamhet eller teknik.

14. Hållbarhetsstyrning och ansvar

Ledningen för RICHFUL international GmbH ansvarar för att godkänna denna policy och övervaka dess implementering.

Relevanta ansvarsområden inkluderar:

Att kommunicera policykrav till anställda och affärspartners.
Integrering av hållbarhetsaspekter i upphandlingsbeslut.
Identifiering av relevanta miljömässiga och sociala risker.
Granskning av väsentliga frågor gällande leverantörers efterlevnad.
Samordning av lämpliga korrigerande åtgärder.
Hantering av relevant dokumentation.
Utvärdering av förbättringsmöjligheter.

Ledningen kan fördela specifika genomförandeansvar utifrån verksamhetens behov.

15. Övervakning, prestation och kontinuerlig förbättring

RICHFUL är medvetet om att hållbarhet kräver kontinuerlig utvärdering och förbättring.

Där relevant information finns tillgänglig strävar vi efter att övervaka praktiska indikatorer som:

Minskad förpackningsanvändning och materialeffektivitet.
Rutiner för avfallssortering och återvinning.
Transport och samlastning av försändelser.
Leverantörers efterlevnad och kvalitetsfrågor.
Avvikelser hos produkter och korrigerande åtgärder.
Möjligheter till hållbara och reparerbara produktlösningar.
Medvetenhet hos anställda och leverantörer om ansvarsfullt företagande.

Vi påstår inte att vi har uppnått specifika miljömål eller utsläppsminskningar såvida inte dessa resultat kan styrkas med tillförlitliga data.

Vi strävar efter att gradvis utveckla mätbara mål i takt med att vår övervakningskapacitet och operativa krav utvecklas.

16. Rapportering av orosmoment och korrigerande åtgärder

Medarbetare och berörda affärspartner uppmanas att rapportera misstänkta överträdelser av denna policy via företagets ledning eller särskilda kontaktvägar för affärsärenden.

Rapporter ska hanteras på ett rättvist sätt, konfidentiellt i den mån det är rimligt möjligt, och utan repressalier mot personer som i god tro lyfter fram bekymmer.

Vid behov kommer ledningen att fastställa lämpliga korrigerande åtgärder och uppföljningsåtgärder.

17. Översyn av policyn och kontinuerlig utveckling

Denna policy ska ses över minst en gång om året och kan komma att uppdateras vid väsentliga förändringar i lagstiftning, affärsverksamhet, kundkrav eller identifierade hållbarhetsrisker.

RICHFUL strävar efter att över tid förbättra sitt samhällsansvar, sitt miljöarbete och sina rutiner för ansvarsfulla inköp.